„Den Bürokram mache ich abends um neun.“
Tagsüber ist Kundengeschäft. Angebote, Rechnungen und Belege bleiben liegen, bis alle anderen Feierabend haben, und landen dann bei Ihnen.
Kostet typischerweise 8 bis 12 Stunden pro Woche: Ihre Freizeit
KI und Automatisierung für Unternehmen von 5 bis 250 Mitarbeitern
Ihr Team verliert jeden Tag Stunden an Arbeit, die niemand machen müsste.
Angebote abtippen, Anfragen hinterhertelefonieren, Zahlen aus fünf Systemen zusammensuchen. Wir finden heraus, welche dieser Aufgaben sich automatisieren lassen, und setzen genau die um. Ohne Konzernprojekt, ohne neue Software, die niemand nutzt.
- DSGVO-konform, Daten in der EU
- Erste Ergebnisse in 4 Wochen
- Kosten vorab bekannt
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Diese drei Sätze hören wir in fast jedem Erstgespräch
Wenn Sie sich in einem davon wiedererkennen, sind Sie in guter Gesellschaft, und es gibt fast immer eine Lösung, die kleiner und schneller ist als befürchtet.
„Anfragen gehen bei uns unter.“
Mail, Telefon, Kontaktformular, WhatsApp, ein Zettel am Tresen. Niemand hat den Überblick, wer sich wann gemeldet hat und wer noch auf Antwort wartet.
Kostet Umsatz, den Sie nie sehen, weil Sie ihn nie gemessen haben
„Die E-Rechnung kommt, und keiner sagt uns, was wir tun müssen.“
Empfangen müssen Sie längst. Für den Versand läuft die Frist, und Ihre Software kann es entweder noch nicht oder niemand hat es eingerichtet.
Kostet Nerven, sobald der erste Kunde ein Format verlangt, das Sie nicht liefern können
Nichts davon getroffen? Dann erst recht ein Gespräch wert: wir hören uns Ihre Situation an und sagen Ihnen klar, was sich lohnt und was nicht.
So sieht das aus
Vom Zettel am Freitag zum Feierabend für alle
Beispiel aus dem Handwerk, 56 Sekunden. In der Kanzlei heißt der Zettel anders, der Ablauf ist derselbe.
Freitag, 17:40 Uhr. Im Büro liegt ein Stapel Wochenzettel, auf der Baustelle schreibt ein Mitarbeiter seine Stunden aus dem Gedächtnis auf. Im Büro geht die Arbeit dann erst los: prüfen, nachfragen, abtippen, abheften. Wer morgen wo arbeitet, wissen nur Sie, und Ihr Team wartet auf den Anruf. Dann geht es einfacher: ein Tipp beim Ankommen, einer beim Gehen. Die Stunden sind erfasst, bevor sie vergessen sind. Bei Ihnen kommt alles an, je Baustelle und je Tag, ohne Abtippen. Ihre Übersicht haben Sie überall dabei, und eine Änderung erreicht Ihr Team sofort. Freitag, 16:30 Uhr: Feierabend für alle. Ein Plan, ein Team.
Der ehrliche Blick
Nichts zu tun ist auch eine Entscheidung: sie steht nur auf keiner Rechnung
Die Kosten manueller Arbeit tauchen in keiner Buchhaltung als Posten auf. Deshalb rechnen wir sie im Erstgespräch für Ihren Betrieb einmal konkret aus.
6 – 10 h
pro Mitarbeiter und Woche
gehen in Routine, die eine Maschine übernimmt: suchen, abtippen, weiterleiten, nachfragen, Status abgleichen.
~ 15.000 €
pro Jahr und Vollzeitstelle
entspricht das an Personalkosten, bei einer einzigen Stelle. Bei zehn Mitarbeitern reden wir über eine sechsstellige Summe.
4 Wochen
bis zur ersten Entlastung
So lange braucht ein sauber abgegrenzter erster Anwendungsfall bei uns typischerweise vom Startgespräch bis in den echten Betrieb.
Diese Werte stammen aus vergleichbaren Projekten, nicht aus Ihrem. Ihre eigene Zahl rechnen wir im Erstgespräch aus, mit Ihren Abläufen und Ihren Stundensätzen.
Was wir machen
Drei Felder, in denen bei Ihnen Zeit liegen bleibt
Was bei Ihnen entsteht, hängt davon ab, wo Ihre Zeit hingeht. Damit Sie eine Vorstellung bekommen: Das sind die drei Felder, in denen wir bisher am häufigsten gebaut haben, mit Beispielen aus echten Betrieben.
Dokumente & Belege
Tipparbeit verschwindet.
E-Rechnungen kommen an und gehen raus, ohne Medienbruch. Die Belegerfassung läuft automatisch: Belege werden ausgelesen und vorkontiert, statt einzeln abgetippt. Angebote entstehen aus dem, was Sie diktieren, mit Ihren Preisen, Ihren Texten und Ihrem Layout. Und die Leistungsdokumentation entsteht auf der Baustelle statt abends im Büro.
Der Monatsabschluss beginnt nicht mehr mit einem Stapel.
Abläufe & Steuerung
Der Betrieb läuft runder, und Sie sehen, was er verdient.
Anfragen aus Mail, WhatsApp und Telefon laufen an einer Stelle zusammen und werden dem Richtigen zugewiesen. Neue Kunden, Mandanten und Mitarbeiter durchlaufen einen festen Weg statt einzelner Zurufe. Ihr Team fragt Handbücher, Protokolle und Akten in normaler Sprache ab und bekommt die Antwort mit Quellenangabe. Und die Nachkalkulation führt Zeiten, Material und Erlöse je Auftrag zusammen.
Sie entscheiden mit Zahlen statt mit Gefühl.
Sicher und nachweisbar
Damit Automatisierung kein neues Risiko wird.
Jede Lösung, die wir bauen, ist dokumentiert: was sie tut, mit welchen Daten, und wer sie überwacht. Wir machen sichtbar, welche KI-Werkzeuge Ihr Team längst auf eigene Faust nutzt, und stellen eine kontrollierte Alternative daneben, statt ein Verbot auszusprechen, das niemand befolgt. Die Kennzeichnungspflicht erfüllen wir überall dort, wo Ihre Kunden mit KI in Kontakt kommen. Im laufenden Betrieb messen wir, dass die Qualität bleibt. Das, was im Fachjargon KI-Governance heißt, ist bei uns kein eigenes Projekt, sondern Teil jeder Lösung.
Wenn jemand fragt, was bei Ihnen läuft, haben Sie die Antwort.
Im Detail auf eigenen Seiten: KI für Steuerkanzleien, KI fürs Handwerk (mit Video), E-Rechnung umsetzen
Ihr Fall steht nicht dabei? Das ist der Normalfall. Gebaut wird der Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit frisst.
So läuft die Zusammenarbeit
Kein Großprojekt. Ein kleiner Anfang, und dann bleiben wir.
Wir starten immer mit einem einzigen Anwendungsfall. Erst wenn der im Alltag funktioniert und Sie den Nutzen sehen, reden wir über den nächsten. Das ist keine Projektlaufzeit, sondern der Anfang einer Zusammenarbeit.
1
Erstgespräch
Ein erstes Gespräch: am Telefon, per Video oder bei Ihnen. Sie schildern, was Zeit frisst. Wir sagen Ihnen, wo sich Automatisierung bei Ihnen rechnet und wo nicht.
2
Kennenlernen & Analyse vor Ort
Wir kommen zu Ihnen: Wir sehen die Abläufe, Sie sehen, mit wem Sie es zu tun haben. Wir sprechen mit den Menschen, die die Arbeit täglich machen. Am Ende steht eine Liste mit Aufwand, Nutzen und einer klaren Empfehlung.
3
Pilot umsetzen
Ein Anwendungsfall wird gebaut, an Ihre Systeme angebunden und mit echten Daten getestet, gemeinsam mit dem Team, das später damit arbeitet.
Und dann? Entscheiden Sie, wie weit es geht.
Wir betreiben und überwachen die Lösung, ohne dass Sie dafür IT-Personal brauchen. Je länger wir zusammenarbeiten, desto besser kennen wir Ihren Betrieb: Der zweite Anwendungsfall geht schneller als der erste, der dritte schneller als der zweite. Und mit jedem wächst, was Sie zurückgewinnen.
Ehrlichkeit spart beiden Zeit
Passen wir zusammen?
Wir sagen lieber vorher ab, als ein Projekt zu starten, das niemandem nützt. Deshalb hier offen, wann eine Zusammenarbeit sinnvoll ist und wann nicht.
Gut, wenn …
- Sie zwischen 5 und 250 Mitarbeiter haben und wiederkehrende Abläufe kennen
- jemand aus der Geschäftsführung hinter dem Thema steht
- Ihr Team bereit ist, ein paar Stunden für Fragen und Tests zu investieren
- Sie klein anfangen und den Nutzen sehen wollen, bevor Sie ausbauen
Eher nicht, wenn …
- Sie „irgendwas mit KI“ suchen, ohne ein konkretes Problem im Blick zu haben
- jeder Ablauf ein Einzelfall ist und sich nichts wiederholt
- das Ziel ist, Stellen abzubauen: wir entlasten Teams, wir ersetzen sie nicht
- eine fertige Lösung bis nächste Woche erwartet wird: wer das verspricht, hat Ihre Abläufe nicht angesehen
Wer dahintersteht
Drei Leute, die Konzern-IT kennen und wissen, was davon Ihnen nichts bringt
Wir kommen alle drei aus der IT desselben Konzerns mit mehr als 400.000 Mitarbeitern. Dort haben wir gelernt, wie Systeme im großen Maßstab funktionieren und wie wenig davon ein Betrieb mit 20 Leuten braucht. Diese Übersetzung ist unsere Arbeit. Bei uns sprechen Sie mit denselben Leuten, die danach auch bauen und betreiben.
Markus Schütt
Inhaber
Entwirft und baut Lösungen, die Ihr Team gern benutzt.
- Über 20 Jahre Konzern-IT, davon 6 Jahre Cybersecurity-Compliance und Risikomanagement
- Certified Information Security Manager (CISM)
Gabriel Gritsch
Partner
Plant die Reihenfolge und übersetzt Technik in Klartext.
- Über 20 Jahre Konzern-IT, davon 8 Jahre Cybersecurity und Programmleitung
- Projektmanagement nach PMI-Standard zertifiziert
Christian Schluifelder
Partner
Versteht Ihr Problem, bevor über Lösungen gesprochen wird.
- Über 15 Jahre Konzern-IT, davon 8 Jahre Cybersecurity und Kundenprojekte
- Drei Jahre Selbständigkeit mit IT-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen
Wofür Kivalio steht
Vier Grundsätze, an denen Sie uns messen können
Automatisierung berührt Daten, Abläufe und Menschen. Deshalb legen wir vorher offen, wie wir arbeiten und woran Sie merken, wenn wir uns nicht daran halten.
Partnerschaft, die sich für beide rechnet
Wir bauen nicht nur, wir bleiben: Überwachung, Updates und Qualitätskontrolle laufen weiter, ohne dass Sie dafür IT-Personal brauchen. Über den nächsten Anwendungsfall reden wir erst, wenn der erste sich bewährt hat.
Datenschutz ist keine Option
Ihre Daten werden ausschließlich in der EU gespeichert und verarbeitet. Sie entscheiden, wer darauf zugreift, und können den Zugriff jederzeit entziehen. Auftragsverarbeitungsvertrag von Anfang an, und Ihre Daten trainieren keine fremden Modelle.
Gebaut für Ihren Betrieb, nicht von der Stange
Standardsoftware zwingt Sie, Ihre Abläufe anzupassen. Wir passen die Lösung an Ihre Abläufe an: kein Produkt, das Sie lizenzieren, sondern eine Lösung, die es vorher nicht gab.
Das Team entscheidet mit
Wir sprechen mit den Menschen, die den Prozess kennen. Lösungen, die über deren Köpfe hinweg entstehen, werden nicht benutzt.
Häufige Fragen
Was uns vor dem ersten Gespräch am häufigsten gefragt wird
Was kostet das Ganze?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Was ein weiterer Schritt kostet, wissen Sie, bevor Sie ihn zusagen.
Danach setzt sich der Preis aus zwei Teilen zusammen: der einmaligen Umsetzung eines Anwendungsfalls und einem laufenden Beitrag für den Betrieb, also Überwachung, Updates und Qualitätssicherung. Wie hoch beides ausfällt, hängt vom Anwendungsfall ab, von seiner Komplexität und davon, wie intensiv Sie ihn nutzen.
Ordnen Sie den Preis an dem ein, was Sie die manuelle Arbeit heute kostet, die Rechnung dazu steht weiter oben auf dieser Seite.
Was passiert, wenn Sie aufhören wollen?
Dann hören wir auf. Ihre Daten gehören Ihnen ohnehin. Was wir für Sie gebaut haben, können Sie danach allerdings nicht weiterbetreiben. Deshalb steht es hier und nicht im Kleingedruckten.
Sind wir mit 8 Mitarbeitern nicht viel zu klein dafür?
Nein, im Gegenteil. Gerade in kleinen Betrieben macht sich eine eingesparte Stunde sofort bemerkbar, weil sie direkt beim Inhaber oder bei einer Schlüsselperson anfällt.
Die Werkzeuge, die früher Konzernbudgets brauchten, kosten heute im Monat weniger als ein Tag Aushilfe. Was fehlt, ist meist nur jemand, der sie richtig zusammensteckt.
Was passiert mit unseren Daten?
Ihre Daten werden ausschließlich in der EU gespeichert und verarbeitet. Sie entscheiden, wer darauf zugreift, Sie bekommen Ihre Daten jederzeit heraus, und Sie können unseren Zugriff jederzeit beenden.
Unsere eigenen Zugriffe beschränken sich auf das, was für Betrieb, Wartung und Fehlersuche nötig ist. Wir arbeiten nach DSGVO und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Bei jedem eingesetzten Dienst legen wir vorher offen, wer ihn betreibt und was das für Sie bedeutet. Ihre Unternehmensdaten werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet.
Wie viel Zeit müssen wir selbst investieren?
In der Analysephase rechnen Sie mit etwa zwei bis vier Stunden verteilt auf ein bis zwei Wochen, vor allem Gespräche mit den Personen, die den Prozess täglich machen.
Während der Umsetzung brauchen wir Sie punktuell für Rückfragen und einen Testlauf. Wir bauen nicht wochenlang im stillen Kämmerlein, sondern zeigen früh Zwischenstände.
Verlieren Mitarbeiter dadurch ihren Arbeitsplatz?
Das ist nicht unser Ansatz, und Projekte mit diesem Ziel nehmen wir nicht an. In fast allen Betrieben, mit denen wir sprechen, ist zu viel Arbeit da und zu wenig Personal, nicht umgekehrt.
Automatisiert wird die Arbeit, die ohnehin niemand gern macht: abtippen, suchen, weiterleiten. Die frei werdende Zeit geht in Aufgaben, für die vorher keine Zeit war.
Wir haben schon ein ERP und eine IT-Firma. Kollidiert das?
Nein. Wir ersetzen weder Ihr ERP noch Ihren IT-Dienstleister, sondern setzen auf dem auf, was da ist. In der Regel sprechen wir direkt mit Ihrer IT-Betreuung und stimmen Schnittstellen und Zugriffe gemeinsam ab.
Der nächste Schritt
20 Minuten, die Ihnen Klarheit bringen
Sie schildern kurz, was bei Ihnen Zeit frisst. Wir sagen Ihnen, was sich davon automatisieren lässt. Kein Verkaufsgespräch, keine Folienschlacht.
Mit diesen Menschen sprechen Sie: Team ansehen
- kontakt@kivalio.de Antwort innerhalb eines Werktags